Certificering sikrede overblik under nedskæring

Fyringsrunder er aldrig ønskede, men da det for et år siden var eneste udvej for emballagevirksomheden SCA Packaging, Vejle besluttede man i den forbindelse at lade sig ISO 9001-certificere.

En reduktion af medarbejderstaben på 40 procent kan formentlig få de fleste organisationer i knæ og til at miste både retningssans og overblik. Og det var også, hvad der skete for emballagevirksomheden SCA Packaging, Vejle, som sidste år blev nødt til at lukke en afdeling i virksomheden og fyre 100 af i alt 250 ansatte. Men desorienteringen blev kun midlertidig. For samtidig med fyringsrunden og en stor efterfølgende omstrukturering besluttede man at lade sig ISO 9001-certificere, hvilket var med til at genskabe det overblik, der skulle til for at samle organisationen og de nye arbejdsgange igen.

”Vi havde i en længere periode oplevet nedgang i efterspørgslen og var derfor nødsaget til at reducere antallet af medarbejdere og blandt andet lukke vores kartonageafdeling. Det betød helt konkret, at vi skulle fyre 100 ud af de eksisterende 250 medarbejdere, og med det fulgte derfor også en omfattende omstrukturering. Sådan en periode er selvfølgelig svær. Især for medarbejderne, men også vanskelig for ledelsen, fordi mange ansatte vil sige, at organisationen da slet ikke kan fungere med så få medarbejdere. Derfor mister man nemt overblikket,” fortæller Michael Rosendahl, der er divisionsdirektør i SCA Packaging, Vejle, der laver emballage i bølgepap og point of sales display.

Certificering giver os en sund second opinion
”Den afdeling vi lukkede, var den eneste i virksomheden, der var kvalitetssikret efter ISO 9001. Men vi tror på, at det at være certificeret bibringer vores organisation noget utrolig godt. At have nogle udefra, der kommer og giver en second opinion på vores måde at arbejde på, er en virkelig god drivkraft for vores egen udvikling. Så da vi lukkede kartonageafdelingen, besluttede vi at blive kvalitetscertificeret i resten af organisationen også,” fortæller Michael Rosendahl.

ISO 9001 gav overblik efter fyringsrunde
Og den beslutning skulle vise sig at have flere fordele.

”Når man bliver ISO 9001-certificeret, kommer man automatisk igennem en proces, hvor man skal beskrive alle sine arbejdsprocesser for at sætte fokus på kvaliteten i alt, hvad man går og laver. Det giver et stort overblik over alle de arbejdsgange, man har, og det var rigtig godt for den omstruktureringsproces, vi samtidig var igennem. Det betød helt konkret, at vi som ledelse fik styr på, hvor det var fornuftigt at skære, og hvor vi netop skulle være mere varsomme,” siger han og fortæller, at den fordel blev forstærket af, at man kort tid efter også besluttede at igangsætte et leanprojekt for at effektivisere arbejdsgangene i organisationen. Michael Rosendahl bliver suppleret af Jørgen Møller, der er kvalitets- og sikkerhedschef:

Fordel at arbejde med ISO 9001 og lean samtidig
”Da vi var i gang med certificeringen, som jeg havde ansvaret for, og en anden gruppe i virksomheden startede lean, besluttede vi at samkøre de to forløb så meget som muligt. ISO 9001 handler om at kvalitetssikre alle processer i virksomheden, mens lean sigter på at strømline arbejdsgangene. Men selvom de to ikke har helt samme fokus, så understøtter processerne hinanden. For har man ikke orden, rytme og effektivitet i sine arbejdsprocesser, som lean jo handler om, så har man heller ikke ordentlig kvalitet i sit arbejde, som ISO 9001 sigter på. Derfor besluttede vi at gennemføre processerne samtidig, og det var på flere måder rigtig godt,” siger Jørgen Møller. ”Både fordi mange redskaber, procedurer og skemaer kunne samkøres, men også set ud fra et ledelsesmæssigt synspunkt.”

”For eksempel har det været oplagt for os at kigge på vores maskiner samtidig. Så vi i én og samme proces har fået styr på, hvordan vi både kvalitetssikrer og effektiviserer. Og i visse tilfælde har vi kunnet bruge samme procedurer og benytte ét skema i stedet for to, og det har været en klar gevinst,” forklarer Jørgen Møller.

Lean har banet vej for ISO 9001
Michael Rosendahl tilføjer, at det også har været en styrke, at både ISO 9001 og leanforløbet har været med til at skabe synlighed omkring nye arbejdsprocesser, hvilket har været givtigt under omstruktureringen.

”Når man gennemfører sådanne kvalitets- og effektiviseringsforløb, skal man som ledelse passe på, at man ikke bare kommer til at formulere en masse fine ord, som medarbejderne ikke kan forholde sig til og ikke gider tage til sig. Og det er en udfordring. Ikke mindst når man i samme ombæring også skal fyre en stor gruppe medarbejdere og derfor flytte rundt på mange af de tilbageblevne bagefter. Men der har lean kunnet hjælpe os. For lean handler om at sætte sig synlige mål og dagligt få diskuteret, om man når dem, hvilket har været utrolig givtigt for både ISO-forløbet og omstruktureringen,” siger han.

Alle medarbejdere har været involveret
For eksempel indførte man informationstavler rundt omkring på virksomheden under leanprojektet. Ved hvert vagtskifte gennemgik alle teams tavlerne for at tjekke, om man havde nået dagens mål og fået implementeret ISO 9001-proceskontrollerne. Samtidig indførte man en større målstyringstavle for samtlige teamledere og fabriksledere, som også her dagligt gennemgik dagens mål og målopfyldelse.

”Det har betydet, at alle medarbejdere i alle kroge af arbejdspladsen ikke bare har fulgt med i, men har været en del af både ISO 9001, af leanprocessen og også automatisk er blevet involveret i omstruktureringen. Derfor har processerne højnet informationsniveauet, og gjort det lettere at implementere vores nye kvalitetsledelsessystemer og den ny organisationsstruktur,” slutter Jørgen Møller.

Så selvom det udefra kan virke som en stor mundfuld at gennemføre både ISO 9001, lean og en intern omstrukturering samtidigt, er det Michael Rosendahls klare vurdering, at det har været en stor fordel for SCA Packaging, Vejle.

Certificeringen har givet os mere styr på forretningen
”Det har for os i ledelsen betydet, at vi er blevet meget mere skarpe på processerne. Det har givet os et større overblik og derfor en større sikkerhed i forhold til at vurdere, hvordan organisationen skulle skæres. At køre de her processer har kort og godt betydet, at vi har fået mere styr på forretningen, og det har vi netop haft brug for i denne periode,” siger han og roser derudover også samarbejdet omkring selve certificeringen med DS Certificering.

”Fordelen er, at DS Certificering kommer udefra og ser på os med andre øjne. De stiller kritiske, men positive spørgsmål, og er utrolig gode til at sætte fingeren på lige præcis de områder, hvor de kan se, at vi måske kan gøre tingene bedre. Hvis man virkelig er interesseret i at have nogle gode processer og en god kvalitet, så er man nødt til at have nogle folk udefra til at lave den vurdering. Det er ganske enkelt med til at holde os til ilden,” slutter han.