Kvalitetsstyring på natur- og miljøområdet
Mere ens arbejdsprocedurer og kortere sagsbehandling til glæde for både medarbejdere og borgere. Sådan lyder de positive resultater fra to kommuner, der som nogle af de første i landet, har indført certificeret kvalitetsstyring på natur- og miljøområdet.
Som to af de første i landet besluttede både Furesø og Egedal Kommuner i 2007 at indføre kvalitetsstyring på natur- og miljøområdet. Beslutningen var ikke helt frivillig, men godt hjulpet på vej af en lov, der betyder, at alle danske kommuner inden udgangen af 2009 skal have indført certificeret kvalitetsstyring inden for natur- og miljøområdet. Udsigten til den tvungne kvalitetssikring har fået en kølig modtagelse fra mange af landets kommuner. Men i både Furesø og Egedal øjnede man hurtigt nogle oplagte fordele ved at løbe certificeringsprocesserne i gang med det samme. Begge kommuner har for nylig fået overrakt det endelige certifikat, og selv om der ikke er lang tid til udgangen af 2009, så er de to kommuner alligevel blandt de første kommuner. Og begge steder glæder man sig over at have været på forkant med udviklingen, så man allerede nu kan høste synlige fordele i det daglige arbejde.
Klar ledelsesopbakning i Furesø Kommune
”I Furesø Kommune har der hele tiden været en indstilling og en tro på, at det at indføre det nye kvalitetssikringssystem, kunne bidrage med noget godt i hverdagen. Der var fra starten af klar opbakning fra ledelsen, og der blev også tidligt kanaliseret ressourcer ind i projektet. Og derfor gik vi allerede i gang i 2007, og det er vi glade for i dag,” siger Helle Bank, som er systemansvarlig i Furesø Kommune, og har været tovholder for certificeringsprocessen i kommunen.
Den nye kvalitetsstyringslov er formuleret med afsæt i ISO 9001 standarden, som er en generel certificering i kvalitetsledelse, og derudover er den nye lov særligt tilpasset natur- og miljøområdet. Loven påbyder kommunerne at formulere og indføre klare arbejdsprocedurer og dækker alt lige fra håndtering af jordforureningsloven, til kommunernes måde at føre tilsyn med virksomheder og vandløb. Alt sammen for at højne kvaliteten på natur- og miljøområdet og for at sikre en ensartet sagsbehandling. I Furesø Kommunes tilfælde har det ført til omkring 140 nedfældede og nu certificerede arbejdsprocedurer.
”Processen har været meget konkret. Vi startede med at være fælles om at diskutere, hvad vi helt overordnet vil have, at det her kvalitetssikringssystem skulle kunne. Derefter samlede vi os i faggrupperne for at blive enige om, hvordan en arbejdsprocedure helt konkret skal være formuleret, for at vi kan bruge den til noget. Og endelig hvilke helt præcise procedurer, der skulle formuleres og implementeres på hvert område,” siger Helle Bank og fortæller, at man i kommunen har lagt vægt på at gå meget grundigt til værks. For på den måde at sikre, at man fik skabt et brugbart og anvendeligt system for alle medarbejdere.
”Med vores 140 arbejdsprocedurer, hører vi nok til én af de kommuner, der har formuleret flest. Men vi har bevidst gerne villet have så mange procedurer beskrevet, at vi kan være sikre på, at de her beskrivelser helt konkret kan hjælpe folk igennem alle arbejdsfaser – også de kritiske,” siger hun og tilføjer, at samarbejdet med DS Certificering i forbindelse med certificeringen har været utrolig positivt.
”DS Certificering er som certificerende organ utroligt professionelle. Selv om de ikke må rådgive os om, hvordan vi laver systemet, har de fra starten været gode til hele tiden at holde os orienteret om, hvor langt vi var i processen. De er ikke bare kontrollanter, men faktisk nogen man kan bruge løbende” siger hun, som glæder sig over, at certifikatet i juli endelig var i hus. Og endda før lovgivningen formelt er trådt i kraft.
”Vi startede jo for to og et halvt år siden, og det har selvfølgelig været en lang proces. Men til gengæld glæder vi os over i dag, at processerne nu er godt indarbejdede, og at vi allerede nu oplever fordelene ved systemet i det daglige. Vi har fået en ny måde at tænke på integreret i vores hverdag, og de nye arbejdsprocesser er blevet helt naturlige,” siger Helle Bank og forklarer, at det blandt andet betyder, at man i dag oplever at opgaver i dag bliver løst på samme måde hver gang, uafhængigt at, hvem der løser dem. Sagsbehandlingen afhænger derfor ikke af om det er den ene eller den anden medarbejder, der sidder med opgaven. Det giver en stor tryghed i forhold til borgerne, forklarer hun og en stor tilfredsstillelse blandt medarbejderne, fordi det også vil bringe sagsbehandlingstiden ned.
Egedal Kommune går skridtet videre
Egedal Kommune kastede sig ligesom Furesø Kommune som en af de første i landet hurtigt ud i at føre det nye certificeringssystem ud i livet. Også her fordi man så klare fordele i at starte arbejdet tidligt.
”Egedal Kommune er en ny kommune, og blev dannet af tre kommuner og to amter. Vi var derfor fem enheder, der blev til én, samtidig med at vi fik overdraget natur- og miljøområdet. Vi så den nye lov, som en god anledning til at finde et fælles grundlag for vores arbejde på det her nye område. Så vi hurtigt kunne blive enige om, hvordan vores arbejdsprocedurer skulle være,” siger Carsten Nøhr, der er systemansvarlig i Egedal Kommune.
Men i modsætning til de fleste andre kommuner i landet, tog Egedal Kommune derudover et ekstra initiativ. Samtidig med at man startede certificeringsprocessen med den nye kvalitetssikringslov på natur- og miljøområdet, besluttede man nemlig at indføre det generelle kvalitetsledelsessystem ISO 9001 på samme område, nu man var i gang. Derfor modtog man i august måned ikke bare et certifikat for implementeringen af kvalitetssikringsloven, men også et for ISO 9001.
”Vi ser indførelsen af den her kvalitetssikringslov som første skridt i en udvikling, som vil fortsætte på hele teknikområdet. Og vi vil gerne inden for en overskuelig fremtid fortsætte kvalitetssikringen på de andre tekniske områder. Men kvalitetssikringsloven er jo kun rettet mod natur- og miljøområdet, og derfor vil det være ISO 9001 vi skal bruge på de øvrige områder. Og af den grund så vi en fordel i at indføre begge systemer samtidig. På den måde kunne vi få ISO 9001 under huden med det samme og være godt forberedt til resten af processen,” fortæller Carsten Nøhr.
I praksis har det betydet, at Egedal Kommune har kørt de to certificeringsforløb sideløbende. En proces, der ifølge Carsten Nøhr dog ikke har medført særligt meget dobbeltarbejde, da systemerne ligger tæt op ad hinanden. Den væsentligste forskel er, at ISO 9001 stiller større krav til leverandørstyring. Til gengæld betyder implementeringen af ISO systemet, at der allerede nu er indført en række generelle og tværgående arbejdsprocedurer, som vil gøre det hurtigere at indføre kvalitetsledelse på de øvrige tekniske områder.
”Vi har fået en klar ensartethed i sagsbehandlingen, og for nye medarbejdere er det en kæmpe fordel. De kan med det samme se, hvordan man behandler sagerne her hos os. Tidligere skulle man spørge en kollega, og det kunne tage lang tid at komme ind i tingene. Nu kan man sidde på sin egen plads og selv gå til opgaverne med det samme,” siger han og forklarer videre, at han ser den store styrke i systemet i, at man har fået samlet al viden et sted, som er tilgængelig for alle medarbejdere. Og derudover er der selvfølgelig fordelene for borgerne.
”For borgerne betyder det her, at de får en ensartet behandling. For nu ved vi klokkeklart, hvordan sagerne skal håndteres. Endelig skulle det også gerne betyde, at vi vil være mere effektive og derfor hurtigere. Og dermed sikre kortere sagsbehandlingstid, hvilket vi jo alle har glæde af,” slutter han.
Kvalitetsledelse er kommet for at blive
I DS Certificering, der skal certificere næsten halvdelen af de danske kommuner efter Kvalitetsstyringsloven, ser administrerende direktør Christian Ilsøe også tendensen i det offentlige.
”Vi tror, at ISO 9001 af sig selv og frivilligt vil sprede sig til rigtigt mange kommuner. Kvalitetsstyringsloven kom måske ikke så godt fra start, fordi kommunerne følte sig tvunget til noget, som ikke alle var klar til. Til gengæld har vi gjort et stort nummer ud af at hjælpe kommunerne gennem processen på en god måde, så de har set værdien af det, sådan som det også er tilfældet i Egedal Kommune. Og netop denne værdi har betydet, at der er flere og flere kommuner, der kontakter os fordi de overvejer at indføre kvalitetsstyring på andre områder end natur- og miljøområdet”, forklarer Christian Ilsøe og tilføjer, at det måske skyldes, at det er gået op for både ledelse og medarbejdere rundt omkring i kommunerne, at kvalitetsstyring i virkeligheden bare er systematiseret sund fornuft.
Af Annemette Schultz Jørgensen