Certificering gør op med skemajunglen

Medarbejderne på vandtapperiet Aqua d’or reagerede med både skepsis og frygt for mere bureaukrati, da de hørte, at virksomheden skulle ISO certificeres.

Men modstanden vendte hurtigt, da virksomhedens 130 forskellige skemaer efter kort tid var reduceret til 35, og arbejdsgange og rutiner var blevet lettere og fri for unødvendigt papirnusseri.

”Med certificeringen har vi fået gjort op med den jungle af skemaer, som prægede vores organisation før. Det har gjort vores arbejdsgange simplere og lettere at udføre. I dag kender vi alle vores processer til bunds, fra kilde til køler. Det har givet os meget bedre styr på vores forretning,” siger Per Martin Jensen, der er kvalitetschef hos vandtapperiet Aqua d’or, der blev fødevaresikkerhedscertificeret for tre år siden.

Aqua d’or blev etableret i 2000 tæt på en underjordisk kilde ved Brande på den jyske hede. Siden har virksomheden leveret et støt stigende antal flasker tappet naturligt mineralvand til ikke bare danskerne, men tørstige vanddrikkere i flere og flere lande. Vandet tappes direkte fra en underjordisk kilde, som blev dannet under istiden. Naturligt mineralvand skal indvindes fra en nærmere afgrænset og godkendt kilde, som er beskyttet mod enhver form for kemisk forurening, og vandets naturlige indhold af mineraler, temperatur og pH skal være konstant over tid. At være vandtapper stiller derfor store krav til hygiejne og fødevaresikkerhed.

”Vores udfordring er at kunne dokumentere at vores brands reelt bliver tappet fra rigtige kilder. Det betyder blandt andet, at vores tappesystem skal kunne leve op til de kvalitetskrav, der kan garantere, at det er ægte naturligt mineralvand, der er i flaskerne. Derfor så vi tidligt, at der kunne være nogle klare fordele i forhold til vores kunder, hvis vi blev fødevaresikkerhedscertificeret,” siger Per Martin Jensen. Han lægger dog ikke skjul på, at medarbejderne var alt andet end begejstrede, da man startede processen til ISO 22000 certificeringen, som retter sig mod fødevarevirksomheder. Som en virksomhed med høje krav til både hygiejne og fødevaresikkerhed, fyldte papirarbejde og skemaudfyldning nemlig en del i hverdagen allerede. Og det frygtede de ansatte, ville blive endnu værre med en ISO certificering.

 
Kvalitetschef Per Martin Jensen og Ledende Auditor Ulla Høygaard Schmidt

Stor skepsis blandt medarbejdere blev hurtigt vendt
”Medarbejderne var helt klart bange for, at det at blive certificeret ville skabe mere bureaukrati i hverdagen. Men inden der var gået ret længe, kunne de jo konstatere, at certificeringsprocessen faktisk fik luget betydeligt ud i skemaerne. Dem fik vi nemlig skåret ned fra omkring 130 til 35. Og så tog de godt imod resten af processen,” siger Per Martin Jensen, som fortæller, at essensen i selve certificeringsprocessen har handlet om at gennemgå og beskrive alle virksomhedens arbejdsprocesser. Og at det netop er den proces, der har skabt så stort et overblik, at man har fået ryddet op og ensrettet alle arbejdsgangene.

”Før havde vi kunder, der forlangte, at vi brugte nogle særlige skemaer, udover vores egne. Derfor havde vi så mange af dem. Men med certificeringssystemet i ryggen, fik jeg pludselig meget lettere ved at fortælle kunderne, at de skemaer vi selv brugte, var lige så gode som deres. Og dermed fik vi luget ud,” siger han og mener, at netop det at få skabt fuldstændig overblik over alle processer i virksomheden er den største fordel ved at blive certificeret.

I dag fuldt overblik over vandet fra kilde til køler
Det har nemlig skabt fuld sporbarhed igennem hele produktionen. Det betyder, at man i dag har langt lettere ved at lokalisere de fejl eller reklamationer, man finder i produktionen, og derfor hurtigere får fejlene bremset.

”Vi tager referenceprøver i produktionen én gang i timen. Og hvis vi finder en fejl, har vi nu så godt et overblik, at vi straks kan finde ind til der, hvor problemet er. Før kunne vi have sådan en lidt mere diffus fornemmelse af, om vi overhovedet havde fanget de rigtige problemer, når der var fejl. I dag ved vi det med sikkerhed,” siger han. Det betyder, at der i dag går langt færre reklamationer ud af huset, fordi de når at blive fanget inden. Og det giver mere tilfredse kunder og derfor også en bedre forretning.

Antallet af fejl og reklamationer er faldet
Men derudover er antallet af fejl og reklamationer i produktioner også faldet helt generelt. At blive certificeret og få strømlinet virksomhedens arbejdsprocesser, har nemlig krævet en god portion efteruddannelse og træning af alle virksomhedens medarbejdere. Og i dag bliver alle nyansatte, der træder ind ad døren, oplært i, hvordan man lever op til de nye fødevarestandarder.

”Vi ved i dag, hvad det er for en viden, vores medarbejdere har brug for. Den får de, og derfor tænker de meget mere over, hvad de laver i dag end før. De trykker ikke bare på knappen og tjekker, at der så også kommer en flaske ud i den anden ende. I dag ved de, at det er nogle andre ting, de skal kigge efter også. Jeg siger ikke, at vi aldrig laver fejl mere. Men vi laver langt færre end før,” siger Per Martin Jensen, som mener, at det at være blevet ISO certificeret, har påvirket hele Aqua d’ors kultur. I dag er det blevet en naturlig del af den måde man arbejder på.

Ressourcerne har tjent sig ind
Per Martin Jensen erkender, at hele certificeringsforløbet med at beskrive samtlige arbejdsgange og efteruddanne alle medarbejdere udefra set kan lyde omfattende. Men alligevel vurderer han, at ressourceforbruget for længst har tjent sig ind.

”Det har jo ikke været gratis. Men i mine øjne har vi bare flyttet ressourcerne. De penge vi før brugte på reklamationer og fejl, har vi brugt på at blive certificeret,” siger han og glæder sig derudover også over, at samarbejdet med fødevaremyndighederne er blevet langt lettere og mere behageligt.

Samarbejde med myndigheder blevet lettere
Myndighederne skal ifølge loven komme på uanmeldt besøg to gange om året. Og før i tiden kunne det, ifølge Per Martin Jensen, godt sætte en alarmkæde i gang i virksomheden, når myndighederne pludseligt bankede på døren. For havde man nu nok styr på sagerne? Den følelse har man ikke længere.

”Fødevaremyndighederne kan jo lukke butikken på et minut. Det ved alle i en organisation som vores. Og det giver jo en ret konkret frygt, når de banker på, hvis man ikke har en helt klar fornemmelse af, af at have 100 procent styr på det. Det er ikke fordi, at vi var sløsede før. Vi havde bare ikke det overblik, som vi har i dag. Nu føler vi os snarere et skridt foran, og kan faktisk også mærke, at de kan lide at komme her. For her har vi styr på tingene.”

Endelig kalder Per Martin Jensen samarbejdet om certificeringsprocessen med DS Certificering for dybt professionelt.

”Vi har haft et meget nemt og godt samarbejde. De er meget professionelle, fordi de ved, hvad de har med at gøre. De kender fx principperne i en tappemaskine, og derfor forstår de vores virksomhed til bunds. Det betyder helt konkret, at vi kan tale samme sprog. Og det har gjort hele certificeringsprocessen meget mere overskuelig for os som virksomhed,” slutter han.

Af Annemette Schultz Jørgensen, Freelancejournalist